Skapa klagomål

Området Klagomål och överklaganden håller reda på externa invändningar mot hur din institution har hanterat ett ärende om tillgång till information eller integritet – ett klagomål som lämnats in till ett tillsynsorgan, eller ett lagstadgat överklagande av ett beslut. AccessPoint behandlar klagomål och överklagande som två "arter" av samma post; arten bestäms av den klagomålstyp du väljer vid registrering, och panelens text anpassas därefter. Ett klagomål kan stå för sig självt eller kopplas till den begäran det gäller. Öppna registreringsdialogen från instrumentpanelen Klagomål. Knappen Registrera klagomål är en delad knapp: alternativet Registrera från e-post… öppnar samma brevlådeväljare som flödet Ny från e-post för begäranden – välj klagomålets e-postmeddelande från din egen brevlåda eller en mottagningsbrevlåda, så förifylls formuläret (titel från ämnesraden, sammanfattning från meddelandetexten, klagande från avsändaren, mottagningsdatum), och källmeddelandet bifogas det nya klagomålet som dess första dokument. Formuläret har inbyggd hjälp, så ikonen ? öppnar denna vägledning.

Registrera ett klagomål eller överklagande

1. Klagomålstyp (obligatoriskt) – välj typ. Varje alternativ är märkt (Klagomål) eller (Överklagande). Ditt val styr allt nedan, inklusive den skrivskyddade Tillsynsmyndighet/styrande myndighet som visas under listrutan, regeln för inlämningsfönster och grundkatalogen.
2. Ursprung för mottagning – välj Utredning av tillsynsmyndighet (tillsynsorganet utreder ärendet) eller Direkt till institutionen (ärendet kom direkt till dig). Typen föreslår ett standardval, men du kan ändra det. Ursprunget avgör om klagomålet senare passerar genom ett steg som heter Inskickat; en kort ledtext förklarar skillnaden.
3. Tillåtlighetsindikation – om typen har ett inlämningsfönster visar en banner om klagomålet är i tid i förhållande till den beräknade tidsfristen (beräknad från underrättelsedatumet, eller mottagningsdatumet om inget sådant finns). Detta är endast rådgivande och hindrar dig aldrig från att registrera klagomålet.
4. Titel (obligatoriskt), ett valfritt Externt klagomåls-/ärendenummer (tillsynsmyndighetens referens) och en Sammanfattning.
5. Grund – om typen har en grundkatalog, välj den sakliga grunden för klagomålet.
6. Anklagelser (valfritt) – dela upp klagomålet i dess enskilda anklagelser redan vid registreringen: skriv varje anklagelse och klicka på lägg till (allt som fortfarande står skrivet i rutan när du registrerar fångas också upp). Varje anklagelse kan ha sin egen grund, och avgöranden registreras senare per anklagelse på fliken Utfall. Du kan även lägga till anklagelser när som helst efter registreringen.
7. Önskat utfall (valfritt) – vad klaganden begär, i dennes egna ord. Det visas på fliken Utfall och i klagomålsrapporten.
8. Parter – ange klagandens namn, e-post och namnet på den tilldelade utredaren. Utredaren kan vara tillsynsorganets egen.
9. Datumen Mottaget den och Underrättat den, båda begränsade till dagens datum som senast tillåtna värde.
10. Länk till primär begäran (valfritt) – sök i begäranregistret (direktsökning med förslag medan du skriver) och länka den begäran som klagomålet gäller. Fristående klagomål stöds fullt ut; du kan länka eller ändra begäran senare.

Klicka på Registrera klagomål / Registrera överklagande. Klagomålet skapas i steget Aktiv och öppnas i detaljpanelen. Om du stänger dialogrutan med osparade uppgifter uppmanas du att bekräfta detta.

Textanpassning efter art

Den klagomålstyp du väljer avgör postens art. När du väljer en typ av arten överklagande växlar panelens text automatiskt – till exempel etiketterna för titel och mottagningsdatum – men arbetsflödet är identiskt med ett klagomål. Typen bär också med sig den styrande myndigheten (tillsynsmyndighetens kontor), regeln för inlämningsfönster och grundkatalogen, så att välja rätt typ förbereder resten av posten.

Inbyggt dataskydd

Personal som du senare delegerar utredningsarbete till – förvaltare och medarbetare – ser aldrig klagandens identitet. Instruktioner saneras, och dialogrutorna för att skapa poster påminner dig om denna brandvägg.