Report sull'accesso ai documenti

Il report Accesso ai documenti è l'unico report il cui oggetto sono i propri stessi colleghi: mostra quale personale ha aperto o scaricato quali record, e segnala i download da parte di persone che non hanno alcun ruolo sulla pratica. È riservato all'amministratore, ed è pensato per indagare su una preoccupazione specifica anziché per il monitoraggio di routine.

Cosa mostra questo report

Per il periodo selezionato nella parte superiore del pannello:

• Chi ha visualizzato o scaricato quali record — una traccia di accesso a livello di documento nelle proprie richieste.
• Download fuori pratica — download da parte di persone che non hanno alcun ruolo sulla pratica a cui appartiene il documento, evidenziati come dato a sé stante anziché nascosti nell'elenco generale degli accessi.

Dove si trova, e chi può vederlo

Accesso ai documenti si trova sotto Sistema e conformità, accanto al Registro di audit, anziché tra i report operativi — richiede i diritti di amministratore, e il pannello riporta un promemoria interno che ricorda come sia pensato per indagare su una preoccupazione specifica, non per il monitoraggio di routine.

Leggere il dato dei download fuori pratica

Considerare questo dato come una domanda, non un rilievo. Gli amministratori e i funzionari addetti all'accesso detengono legittimamente un accesso a livello di tenant, quindi tali utenti sono esclusi del tutto dal conteggio. Chiunque altro rimanga è elencato con una nota che spiega il proprio accesso — leggere la colonna della nota prima di trarre qualsiasi conclusione, poiché un motivo legittimo di accesso è esattamente ciò che la nota è lì per mostrare.

Usarlo per indagare, non per monitorare

Questo report è costruito attorno a una preoccupazione che qualcuno ha già sollevato — "questa persona ha avuto accesso a questo record, e ne aveva diritto?" — anziché come una dashboard da osservare giorno per giorno. Farvi ricorso quando si ha una domanda specifica a cui rispondere.