Contatto del richiedente

Un contatto è il record riutilizzabile per una singola persona che presenta richieste. Contiene la sua identità e lingua, la sua categoria tariffaria e relativa verifica, i limiti di richieste attive e qualsiasi determinazione di pretestuosità o vessatorietà — tutti elementi che seguono la persona in ogni richiesta presentata. Aprire un contatto dalla scheda Richiedenti dell'area di lavoro Contatti, oppure da un collegamento diretto di un report; il pannello Dettagli del richiedente si sovrappone a qualsiasi attività in corso ed è organizzato in tre schede: Dettagli (identità, istituzione e cronologia, conteggi delle attività), Condotta (F&V) (l'area di lavoro di gestione della condotta descritta di seguito) e Richieste (l'elenco paginato delle richieste del contatto).

Aggiunta o modifica di un contatto

1. Nella scheda Richiedenti, fare clic su Aggiungi richiedente (oppure sull'icona a forma di matita in una riga per modificarla).
2. Compilare la sezione Identità: nome visualizzato (obbligatorio), nome e cognome, formula di cortesia, categoria del contatto, e-mail principale, e-mail alternative (una per riga), telefono, indirizzo postale e lingua preferita.
3. In Categoria del richiedente, impostare la categoria tariffaria/di verifica; se è stata confermata, attivare Categoria verificata e registrare le note di verifica.
4. In Affiliazione, selezionare l'istituzione a cui la persona appartiene e il relativo ruolo, oltre a eventuali note.
5. Configurare Controllo del flusso e l'area di lavoro Condotta (F&V) come descritto di seguito.
6. Fare clic su Salva.

Categoria tariffaria e verifica

La Categoria del richiedente imposta la categoria tariffaria/di verifica utilizzata nella reportistica sui volumi. Attivare Categoria verificata solo dopo aver confermato la categoria del richiedente e registrare il motivo nelle note di verifica.

Limiti di richieste attive (Controllo del flusso)

La sezione Controllo del flusso limita il numero di richieste che questo contatto può avere attive contemporaneamente:

• Modalità limite è un valore a tre stati: Eredita (utilizza il valore predefinito del tenant dalle Impostazioni), Personalizzato (imposta un proprio numero) oppure Nessuno (nessun limite).
• Quando si sceglie Personalizzato, immettere il valore limite e un motivo di sospensione — il motivo di proroga con sospensione del termine che fornisce la base giuridica per sospendere le richieste che superano il limite.
• Scegliere una politica di attivazione: Immediata (il sistema attiva automaticamente la richiesta in attesa successiva quando si libera uno slot) oppure Manuale (un coordinatore le rilascia dalla coda di ammissione).

Prima di attivarsi, una richiesta deve inoltre rientrare nel limite dell'istituzione. Quando si aumenta un limite al salvataggio, le richieste sospese che ora rientrano nel limite vengono rilasciate automaticamente e una conferma indica quante.

Gestione della condotta e pretestuosità e vessatorietà

La scheda Condotta (F&V) costruisce il record difendibile e contemporaneo alla base di una determinazione di pretestuosità o vessatorietà — proprio la decisione più probabile a essere contestata davanti a un commissario. È organizzata dall'alto verso il basso nell'ordine in cui si lavora effettivamente:

1. Segnali di condotta — calcolati a partire dalla cronologia delle richieste dello stesso richiedente, ciascuno mostrato rispetto alla propria soglia: richieste ricevute negli ultimi 12 mesi, attive o sospese, abbandonate dal richiedente, sospensioni all'ammissione applicate e coppie di richieste fortemente sovrapposte. I segnali suggeriscono una revisione — non costituiscono mai una determinazione. Un'azione rapida Registra esito della revisione documenta che si è esaminata la situazione e si è deciso che non era necessaria alcuna azione; ciò mette anche in pausa il promemoria di revisione F&V di La mia giornata per questo richiedente per un periodo di raffreddamento configurabile (180 giorni per impostazione predefinita).
2. Valutazione della condotta — il memo di analisi scritto. Redigerlo personalmente oppure utilizzare la bozza IA descritta di seguito. Genera documento trasforma il memo in un PDF di record formale archiviato sul contatto (e, se collegato, sulla richiesta). Tutto ciò avviene prima che venga presa qualsiasi determinazione.
3. Registro della condotta — un registro in sola aggiunta di voci datate e attribuite: osservazioni manuali ed esiti di revisione, più voci di determinazione e revoca scritte automaticamente dal sistema quando il contrassegno viene attivato o rimosso — cosicché il registro funge anche da cronologia F&V. Le voci non vengono mai modificate; l'eliminazione è riservata agli amministratori ed è sottoposta ad audit (correzione di errori).
4. Determinazione F&V — il contrassegno vero e proprio: attivarlo e registrare la base giuridica (una scelta di Autorità giuridica), una o più motivazioni configurabili, la data della determinazione e chi l'ha effettuata.

Il contrassegno è una determinazione relativa al richiedente, pertanto viene visualizzato nella scheda del contatto e può essere filtrato nell'elenco; di per sé non blocca le richieste. Quando un contatto è contrassegnato, il pannello dei dettagli mostra un banner di avviso grave con la base giuridica, la data della determinazione e le note.

Bozza IA di analisi della condotta

Quando AI Assist è abilitato, la valutazione della condotta offre una bozza IA. Raccoglie il quadro fattuale relativo a questo richiedente — conteggi delle richieste, cadenza di presentazione, richieste abbandonate e richieste sovrapposte — nell'editor del memo come un memo deliberatamente equilibrato: i fattori che supportano una determinazione posti accanto a quelli contrari, con la soglia giuridica pertinente ribadita e nessuna raccomandazione. Prima di sovrascrivere qualsiasi contenuto chiede "Sostituire la bozza corrente?" e la determinazione stessa resta sempre di competenza del funzionario; la bozza è un punto di partenza strutturato per il proprio ragionamento, non un verdetto.

Il memo è una bozza modificabile basata sul record del contatto stesso — una persona rivede, modifica e decide. AI Assist viene eseguito su una risorsa Azure OpenAI nell'abbonamento e nell'area Azure della propria organizzazione: i dati del contatto e delle richieste non lasciano mai il proprio tenant, Microsoft non addestra i propri modelli su di essi e i prompt e le risposte non vengono memorizzati (vengono conservati solo i metadati di utilizzo). La bozza IA compare solo quando l'amministratore ha distribuito AI Assist e l'ha abilitata in Impostazioni → Funzionalità.

Istituzione e cronologia

La sezione Istituzione e cronologia della scheda Dettagli mostra l'istituzione attuale (con un pulsante Apri istituzione) oltre a una cronologia delle affiliazioni passate. I manager dispongono di un comando Cambia istituzione che chiude il periodo precedente e ne apre uno nuovo. La sezione Attività riepiloga i conteggi delle richieste totali, attive, sospese e chiuse, nonché il limite di richieste attive effettivo (indicando quando deriva dal valore predefinito del tenant), mentre la scheda Richieste consente di scorrere le richieste del contatto in più pagine — fare clic su una di esse per aprirla.

Unione di un contatto duplicato

Quando si apre un contatto la cui e-mail o il cui nome corrisponde a un altro, nella parte superiore della scheda viene visualizzato un banner possibile duplicato come scorciatoia per l'unione. L'unione sposta tutte le richieste e la cronologia sul record superstite e lascia un record residuo (tombstone) in modo che i vecchi collegamenti continuino a funzionare. È inoltre possibile analizzare i duplicati in blocco dall'area di lavoro Contatti.