Dettagli dell'incidente

Il pannello dei dettagli dell'incidente è un'area di lavoro a schermo intero in cui i responsabili della privacy e il personale ATIP documentano quanto accaduto, decidono chi deve essere informato e dimostrano che gli obblighi sono stati rispettati nei tempi previsti. L'intestazione riporta il numero dell'incidente, il tipo, il chip di stato, la priorità, gli indicatori dei giorni trascorsi e della data di accadimento, e un pulsante Discussione; uno scudo verde Contenuto con la relativa data compare non appena il contenimento viene confermato. La modifica richiede l'autorizzazione incident-manage. Gli incidenti chiusi sono in sola lettura finché non vengono riaperti, e la riapertura richiede un motivo obbligatorio che viene registrato nel registro delle attività. Il lavoro è organizzato in una riga di schede.

Le schede

Le schede Contenimento e Misure correttive aprono entrambe il pannello delle misure condiviso — vedere Misure dell'incidente.

La scheda Panoramica

Il blocco descrizione si modifica come un'unica sezione: fare clic sulla matita, quindi su Salva o Scarta. Nella scheda Panoramica è possibile registrare:

• Titolo, Descrizione, Tipo di causa e narrazione
• Il Soggetto della privacy collegato — quando il soggetto porta con sé un piano di escalation concordato in anticipo, questo compare come banner sull'incidente: prima il contatto, poi il testo del piano più sotto, in modo che chi risponde sappia chi contattare senza doverlo cercare
• Persone interessate (con un indicatore "stima") e persone notificate
• Categorie di informazioni personali coinvolte — le categorie sensibili portano uno scudo rosso
• Tipi di danno
• Fonte di scoperta — Interna, Segnalazione esterna, Rilevamento automatico, Notifica di terzi, Indagine del Commissario o Altro

La fascia di Rischio di danno e l'autorità legale sono derivate dal sistema e in sola lettura. Una sezione separata Causa profonda e lezioni apprese raccoglie le narrazioni destinate alla documentazione; la scheda Chiusura le mostra in sola lettura. Il titolo, la descrizione, la narrazione della causa, la causa profonda e le lezioni apprese supportano tutti traduzioni facoltative per ogni lingua (tradotte automaticamente durante la notte come gli altri testi liberi del fascicolo; le traduzioni manuali non vengono mai sovrascritte).

La barra laterale contiene il controllo di stato (i cambi di stato all'interno della stessa fase avvengono tramite un rapido menu a discesa; gli spostamenti tra fasi diverse utilizzano Avanza), la priorità, le date chiave (data di accadimento, data di contenimento), una scheda delle ore, e il referente assegnato e il responsabile della privacy.

La barra del ciclo di vita

La barra del ciclo di vita compatta mostra Attivo → In revisione → Chiuso. La fase In revisione viene raggiunta avviando una revisione o registrando la determinazione del rischio di danno, e rimane contrassegnata anche se una revisione riporta l'incidente allo stato Attivo.

La scheda Notifiche

La scheda Notifiche è il fulcro del modulo ed è una checklist in tempo reale. Il calcolatore viene rieseguito automaticamente ogni volta che la scheda viene aperta e a ogni salvataggio dell'incidente, in modo che gli obblighi riflettano sempre la determinazione del rischio corrente, il numero di persone interessate e l'autorità legale — non è previsto alcun passaggio manuale di "ricalcolo", sebbene sia disponibile un discreto pulsante Aggiorna. Gli avvisi sono raggruppati:

• Obblighi — ogni avviso generato dalle regole per l'autorità legale dell'incidente, avvisi previsti dalla legge e righe consultive riuniti in un unico elenco ordinato per urgenza. Ogni avviso mostra il proprio destinatario, una data di scadenza calcolata, una checklist dei contenuti che l'avviso deve includere, il riferimento normativo e un badge di urgenza codificato a colori (in ritardo / in scadenza / il prima possibile / nei tempi previsti).
• Avvisi volontari — tutto ciò che viene aggiunto manualmente oltre agli obblighi previsti dalla legge. Un avviso volontario in sospeso blocca comunque la chiusura dell'incidente.

Per ciascun avviso aperto è possibile:

1. Contrassegna come inviato — registra la data di invio e, facoltativamente, un numero di riferimento, un metodo di invio e un documento archiviato che collega la trasmissione effettiva conservata sull'incidente.
2. Ignora — imposta l'avviso su Non richiesto; è obbligatoria una motivazione, che viene conservata per la documentazione.
3. Genera lettera — un piccolo compositore: scegliere il modello di avviso corrispondente (avviso individuale o avviso al regolatore) e la lingua, rivedere e modificare l'oggetto e il corpo uniti, applicare facoltativamente una carta intestata, quindi generare. La lettera viene archiviata sull'incidente in Documenti → Corrispondenza — come PDF pronto, oppure come lettera Word modificabile per gli avvisi a più persone: completarla come stampa unione rispetto al proprio elenco di destinatari, poiché AccessPoint non memorizza deliberatamente i dati di contatto delle persone interessate.

Utilizzare Aggiungi notifica per registrare un avviso volontario, scegliendo un tipo configurato circoscritto all'autorità dell'incidente. Se nessuna regola di notifica corrisponde all'autorità, viene visualizzato un banner esplicativo e la scheda resta utilizzabile tramite il gruppo Volontari. Gli avvisi risolti si comprimono dietro un elemento espandibile "Risolti (n)".

Riapertura di un incidente chiuso

Un incidente chiuso è in sola lettura. Gli utenti in possesso dell'autorizzazione incident-manage possono riaprirlo tramite una finestra di dialogo di conferma che registra un motivo obbligatorio nel registro delle attività.

AI Assist

Quando AI Assist è abilitato, sull'incidente compaiono diversi strumenti facoltativi. Ciascuno produce un suggerimento, una bozza modificabile o una visualizzazione di fatti calcolati — decide sempre una persona cosa conservare.

• Triage di acquisizione IA — una scheda che legge il testo di acquisizione già presente nel record dell'incidente e suggerisce un titolo, un riepilogo in linguaggio semplice, i temi principali, le risultanze strutturate con i passaggi testuali da cui sono tratte e le domande di chiarimento utili da porre. Nulla viene applicato senza un clic.
• Bozza con IA — nella finestra di dialogo di chiusura dell'incidente, redige la motivazione del "perché le persone non sono state avvisate", basandosi rigorosamente sui fatti presenti nel record. Tutto ciò che il record non dice arriva come marcatore letterale [VERIFY] anziché come supposizione. La bozza viene inserita nell'editor affinché la si possa rivedere, modificare e salvare — non viene mai inviata né salvata automaticamente.
• Suggerimenti sui rischi — nella scheda Valutazione (il registro del rischio di danno), Suggerisci rischi (IA) redige fino a cinque candidati di rischio fondati sull'incidente, sugli incidenti e sulle valutazioni precedenti del soggetto collegato, sul suo registro di comunicazioni e fornitori, e su rischi simili presenti altrove nel proprio registro — ogni candidato cita ciò che lo ha motivato. Aggiungi come rischio apre il normale modulo del rischio precompilato per la propria revisione; nulla viene registrato finché non lo si salva.
• Come sono andati i casi simili — una scheda di sola visualizzazione che mostra fatti sugli esiti calcolati da incidenti chiusi simili dello stesso tipo — determinazioni e notifiche. Funziona con o senza l'indice semantico, effettuando la corrispondenza per significato quando disponibile e per sovrapposizione testuale altrimenti. Riporta ciò che è accaduto; non fornisce mai raccomandazioni.

AI Assist viene eseguito nel proprio tenant Azure. Microsoft non addestra i propri modelli sui dati dell'organizzazione e il contenuto dei prompt e delle risposte non viene memorizzato.

Privacy by Design

I Custodians e i Contributors non vedono mai i DP del richiedente o dell'interessato. Il record dell'incidente è circoscritto al personale della privacy, in modo che le decisioni su danno e notifiche restino all'interno dell'ufficio che gestisce la violazione.