Documenti

La scheda Documenti è il luogo in cui tutti i documenti relativi a una richiesta vengono raccolti, revisionati e preparati per la risposta.

Caricamento dei documenti

Fare clic su Sfoglia oppure trascinare e rilasciare i file direttamente nella zona di rilascio della scheda Documenti. È possibile selezionare o rilasciare più file contemporaneamente: vengono caricati in sequenza con un indicatore di avanzamento combinato. I singoli file possono arrivare fino a 100 MB ciascuno.

Aggiunta da Microsoft 365

Fare clic su Aggiungi da Microsoft 365 per cercare o esplorare i documenti nell'ambiente Microsoft 365 della propria organizzazione, inclusi SharePoint, OneDrive e le caselle di posta Outlook.

Ricerca

Digitare una parola chiave per cercare in tutte le fonti Microsoft 365 collegate. I risultati sono raggruppati in due sezioni:

• File — Documenti da siti SharePoint e OneDrive.
• E-mail — Messaggi di posta elettronica da caselle di posta Outlook.

Selezionare gli elementi che si desidera aggiungere alla richiesta.

Esplorazione

È possibile anche esplorare direttamente le fonti Microsoft 365:

• La mia posta — Esplorare le cartelle di Outlook e selezionare singole e-mail (salvate come file .eml).
• Il mio OneDrive — Esplorare i propri file e cartelle personali di OneDrive.
• Siti seguiti — Esplorare i siti SharePoint che si seguono, navigando attraverso le raccolte documenti e le cartelle.
• Cerca un sito — Trovare un sito SharePoint specifico per nome.

I file vengono copiati nell'archivio documenti della richiesta. Le e-mail vengono salvate come file .eml preservando intestazioni, corpo e contenuto incorporato. Quando un'e-mail ha allegati, ciascun allegato viene anche estratto e aggiunto come documento separato accanto al file .eml, in modo da poter revisionare, classificare e includere gli allegati in modo indipendente. I file e le e-mail originali in Microsoft 365 non vengono modificati.

Anteprima dei documenti

Fare clic sul nome di un documento per aprire il visualizzatore di anteprima. AccessPoint supporta l'anteprima di:

• File PDF
• Documenti Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Immagini
• File di testo
• Messaggi di posta elettronica (file .eml e .msg, visualizzati come PDF formattati)

Classificazione dei documenti

Ogni documento può essere classificato come:

• Pertinente — Il documento è rilevante per la richiesta e deve essere preso in considerazione per la risposta.
• Non pertinente — Il documento non è rilevante per la richiesta.
• Duplicato — Il documento è un duplicato di un altro documento già presente nella richiesta.

Chi può classificare un determinato documento dipende dalla sua provenienza:

• I documenti raccolti tramite un'assegnazione sono classificati dal Custodian assegnato a tale assegnazione.
• I documenti raccolti tramite un'attività sono classificati dal Contributor assegnato a tale attività.
• I documenti caricati direttamente nella richiesta — inclusi i documenti allegati a una voce di corrispondenza o a una consultazione esterna — sono classificati dal Subject Access Officer o da un Administrator.

Questo rispecchia il criterio della titolarità: chi ha raccolto il documento decide se è pertinente.

Classificazione di più documenti contemporaneamente

Per classificare più documenti in un solo passaggio, utilizzare l'icona di selezione multipla nell'intestazione della colonna Pertinenza. Un menu consente di applicare un valore a tutti i documenti non classificati con un solo clic, oppure a una selezione di righe (selezionare prima 2 o più caselle di controllo).

Applicazione delle esenzioni

I SAOs possono applicare codici di esenzione a documenti o a porzioni di documenti. I codici di esenzione sono tratti dall'elenco configurato dall'amministratore e corrispondono alle specifiche disposizioni legislative che giustificano la trattenuta delle informazioni.

Preparazione del pacchetto di risposta

I SAOs gestiscono quali documenti sono inclusi nel pacchetto di risposta finale. Dalla scheda Documenti è possibile:

• Attivare o disattivare singoli documenti per includerli o escluderli dalla risposta.
• Riordinare i documenti per controllare la sequenza nel pacchetto di risposta.