Incidentdetaljer

Incidentens detaljpanel är en helskärmsarbetsyta där integritetsansvariga och ATIP-personal dokumenterar vad som hänt, avgör vem som måste informeras och styrker att skyldigheterna uppfylldes i tid. Sidhuvudet visar incidentnumret, typen, statuschippet, prioriteten, mätvärden för förflutna dagar och datum för händelsen, samt en knapp för Diskussion; en grön Innesluten-sköld med tillhörande datum visas när inneslutningen har bekräftats. Redigering kräver behörigheten incident-manage. Avslutade incidenter är skrivskyddade tills de återöppnas, och en återöppning kräver en obligatorisk anledning som skrivs till aktivitetsloggen. Arbetet är organiserat i en rad flikar.

Flikarna

Inneslutning och avhjälpande öppnar båda den delade åtgärdspanelen — se Incidentåtgärder.

Fliken Översikt

Beskrivningsblocket redigeras som ett enda avsnitt — klicka på pennan och sedan på Spara eller Förkasta. På fliken Översikt kan du registrera:

• Titel, Beskrivning, Orsakstyp och fritextbeskrivning av orsaken
• Det länkade integritetsobjektet — när objektet har en förberedd eskaleringsplan visas den som en banner på incidenten: kontakten först, plantexten nedanför, så att insatspersonal vet vem de ska ringa utan att behöva leta
• Berörda personer (med flaggan ”uppskattning”) och notifierade personer
• Berörda personuppgiftskategorier — känsliga kategorier visar en röd sköld
• Typer av skada
• Upptäcktskälla — Intern, Extern rapport, Automatiserad upptäckt, Anmälan från tredje part, Förfrågan från tillsynsmyndighet eller Annat

Risk för skada-nivån och den rättsliga grunden härleds av systemet och är skrivskyddade. Ett separat avsnitt för Rotorsak och lärdomar samlar de skriftliga redogörelserna för dokumentationen; fliken Avslutning visar dessa skrivskyddat. Titeln, beskrivningen, orsaksberättelsen, rotorsaken och lärdomarna stöder alla valfria översättningar per språk (maskinöversätts över natten liksom annan fri text i ärendet; manuella översättningar skrivs aldrig över).

Sidofältet innehåller statuskontrollen (statusändringar inom samma fas är en snabb rullgardinsmeny; fasövergripande förflyttningar använder Avancera), prioritet, nyckeldatum (datum för händelse, datum för inneslutning), kortet Timmar, samt tilldelad ägare och integritetsansvarig.

Livscykelspåret

Det kompakta livscykelspåret visar Aktiv → Under granskning → Avslutad. Under granskning räknas som uppnådd genom att starta en granskning eller registrera riskbedömningen av skada, och förblir avbockad även om en granskning återför incidenten till Aktiv.

Fliken Notifieringar

Fliken Notifieringar är modulens centrala del och en direktuppdaterad checklista. Kalkylatorn körs om automatiskt varje gång fliken öppnas och vid varje sparning av incidenten, så att skyldigheterna alltid återspeglar den aktuella riskbedömningen, antalet berörda och den rättsliga grunden — det finns inget manuellt ”omberäkna”-steg, även om en diskret Uppdatera-knapp finns tillgänglig. Meddelanden grupperas:

• Skyldigheter — varje regelgenererat meddelande för incidentens rättsliga grund, med lagstadgade meddelanden och rådgivande rader tillsammans i en enda lista sorterad efter brådska. Varje meddelande visar sin mottagare, ett beräknat förfallodatum, en innehållschecklista över vad meddelandet måste innehålla, laghänvisningen samt en färgkodad brådskemärkning (försenad/snart förfallen/snarast möjligt/i tid).
• Frivilliga meddelanden — allt du lägger till manuellt utöver de lagstadgade skyldigheterna. Ett väntande frivilligt meddelande blockerar fortfarande avslutning av incidenten.

För varje öppet meddelande kan du:

1. Markera som skickat — registrerar avsändningsdatumet samt, valfritt, ett referensnummer, en avsändningsmetod och ett inlämnat dokument som länkar till den faktiska inlämning som finns på incidenten.
2. Avfärda — sätter meddelandet till Krävs inte; en motivering är obligatorisk och sparas för dokumentationen.
3. Generera brev — ett litet skrivfönster: välj den matchande mallen för meddelandet (meddelande till enskild eller meddelande till tillsynsmyndighet) och språket, granska och redigera det sammanslagna ämnet och brödtexten, tillämpa valfritt en brevhuvudmall och generera sedan. Brevet arkiveras på incidenten under Dokument → Korrespondens — som ett färdigt PDF-dokument, eller som ett redigerbart Word-brev för meddelanden till många enskilda: färdigställ det som en brevkoppling (mail merge) mot din egen mottagarlista, eftersom AccessPoint medvetet inte lagrar kontaktuppgifter för berörda personer.

Använd Lägg till notifiering för att logga ett frivilligt meddelande genom att välja en konfigurerad typ avgränsad till incidentens rättsliga grund. Om inga notifieringsregler matchar den rättsliga grunden visas en förklarande banderoll, och fliken förblir användbar via gruppen Frivilliga. Lösta meddelanden fälls ihop bakom en expanderare med texten ”Löst (n)”.

Återöppna en avslutad incident

En avslutad incident är skrivskyddad. Användare med behörigheten incident-manage kan återöppna den via en bekräftelsedialog som registrerar en obligatorisk anledning i aktivitetsloggen.

AI Assist

När AI Assist är aktiverat visas flera valfria hjälpmedel på incidenten. Vart och ett ger ett förslag, ett redigerbart utkast eller en visning av beräknade fakta — en människa avgör alltid vad som ska behållas.

• AI-mottagningstriage — ett kort som läser incidentens mottagningstext som redan finns på posten och föreslår en titel, en enkel sammanfattning, nyckelämnen, strukturerade iakttagelser med de ordagranna passager de hämtades från, samt förtydligandefrågor värda att ställa. Ingenting tillämpas utan ett klick.
• Utkast med AI — i incidentens avslutningsdialog skriver detta utkast till motiveringen "varför enskilda inte notifierades", strikt grundat på postens egna fakta. Allt som posten inte säger kommer som en bokstavlig [VERIFY]-markör i stället för en gissning. Utkastet landar i redigeraren för dig att granska, redigera och spara — det skickas eller sparas aldrig automatiskt.
• Riskförslag — på fliken Bedömning (registret för risk för skada) skapar Föreslå risker (AI) utkast till upp till fem riskkandidater grundade i incidenten, det länkade objektets tidigare incidenter och bedömningar, dess register över utlämnanden och leverantörer, samt liknande risker på andra ställen i ert register — varje kandidat anger vad som motiverade den. Lägg till som risk öppnar det vanliga riskformuläret förifyllt för din granskning; ingenting registreras förrän du sparar det.
• Hur liknande ärenden gick — ett rent visningskort som visar beräknade utfallsfakta från liknande avslutade incidenter av samma typ — avgöranden och notifieringar. Det fungerar med eller utan det semantiska indexet, och matchar efter betydelse när det är tillgängligt och annars efter textöverlappning. Det rapporterar vad som hände; det rekommenderar aldrig.

AI Assist körs i din egen Azure-klientorganisation. Microsoft tränar inte sina modeller på dina data, och prompt- och svarsinnehåll lagras inte.

Inbyggt dataskydd

Custodians och Contributors ser aldrig den sökandes eller den registrerades PU. Incidentposten är avgränsad till integritetspersonal, så beslut om skada och notifiering stannar inom det kontor som hanterar incidenten.