Dokumentåtkomstrapport

Rapporten om dokumentåtkomst är den enda rapport vars ämne är era egna kollegor: den visar vilken personal som öppnade eller laddade ned vilka poster, och flaggar nedladdningar från personer som inte har någon roll på ärendet. Den är endast för administratörer, och byggd för att utreda en specifik oro snarare än för rutinmässig övervakning.

Vad denna rapport visar

För perioden som valts högst upp i panelen:

• Vem som visat eller laddat ned vilka poster — ett åtkomstspår på dokumentnivå över era förfrågningar.
• Nedladdningar utanför ärendet — nedladdningar av personer som inte har någon roll på ärendet dokumentet tillhör, lyft fram som en egen siffra i stället för att begravas i den allmänna åtkomstlistan.

Var den ligger, och vem som kan se den

Dokumentåtkomst ligger under System och efterlevnad, vid sidan av Revisionsloggen, snarare än bland de operativa rapporterna — den kräver administratörsrättigheter, och panelen bär en påminnelse i panelen om att den är avsedd för att utreda en specifik oro, inte för rutinmässig övervakning.

Att läsa siffran för nedladdningar utanför ärendet

Behandla den här siffran som en fråga, inte ett fynd. Administratörer och åtkomstansvariga har med rätta åtkomst för hela klientorganisationen, så dessa användare exkluderas helt från räkningen. Var och en som återstår listas med en anteckning som förklarar deras åtkomst — läs anteckningskolumnen innan ni drar någon slutsats, eftersom en legitim orsak till åtkomst är precis vad anteckningen finns till för att visa.

Använd den för att utreda, inte för att övervaka

Den här rapporten är byggd kring en oro som någon redan har väckt — "fick den här personen åtkomst till den här posten, och hade de rätt till det?" — snarare än som en instrumentpanel att bevaka dag för dag. Ta fram den när ni har en specifik fråga att besvara.