Dokument

Dokumentfliken är där alla handlingar relaterade till en förfrågan samlas in, granskas och förbereds för svar.

Ladda upp dokument

Klicka på Bläddra eller dra och släpp filer direkt i släppzonen på Dokumentfliken. Du kan välja eller släppa flera filer samtidigt — de laddas upp sekventiellt med en kombinerad förloppsindikator. Enskilda filer kan vara upp till 100 MB var.

Lägga till från Microsoft 365

Klicka på Lägg till från Microsoft 365 för att söka eller bläddra bland handlingar i din organisations Microsoft 365-miljö, inklusive SharePoint, OneDrive och Outlook-brevlådor.

Sök

Skriv ett nyckelord för att söka i alla anslutna Microsoft 365-källor. Resultaten grupperas i två sektioner:

• Filer — Dokument från SharePoint-webbplatser och OneDrive.
• E-post — E-postmeddelanden från Outlook-brevlådor.

Välj de objekt du vill lägga till i förfrågan.

Bläddra

Du kan också bläddra direkt i Microsoft 365-källor:

• Min e-post — Bläddra i Outlook-mappar och välj enskilda e-postmeddelanden (sparas som .eml-filer).
• Min OneDrive — Bläddra bland dina personliga OneDrive-filer och mappar.
• Följda webbplatser — Bläddra bland SharePoint-webbplatser du följer och navigera genom dokumentbibliotek och mappar.
• Sök efter en webbplats — Hitta en specifik SharePoint-webbplats med namn.

Filer kopieras till förfrågans dokumentarkiv. E-post sparas som .eml-filer med bevarade rubriker, brödtext och inbäddat innehåll. När ett e-postmeddelande har filbilagor extraheras även varje bilaga och läggs till som ett separat dokument tillsammans med .eml-filen — så att du kan granska, klassificera och inkludera bilagor oberoende av varandra. De ursprungliga filerna och e-postmeddelandena i Microsoft 365 ändras inte.

Förhandsgranska dokument

Klicka på ett dokumentnamn för att öppna förhandsgranskningsvisaren. AccessPoint stöder förhandsgranskning av:

• PDF-filer
• Microsoft Office-dokument (Word, Excel, PowerPoint)
• Bilder
• Textfiler
• E-postmeddelanden (.eml- och .msg-filer, renderade som formaterade PDF-filer)

Klassificera dokument

Varje dokument kan klassificeras som:

• Relevant — Dokumentet är relevant för förfrågan och bör övervägas för svaret.
• Ej relevant — Dokumentet är inte relevant för förfrågan.
• Dubblett — Dokumentet är en dubblett av en annan handling som redan finns i förfrågan.

Vem som kan klassificera ett visst dokument beror på varifrån det kommer:

• Dokument som samlats in via ett uppdrag klassificeras av den Custodian som är tilldelad det uppdraget.
• Dokument som samlats in via en uppgift klassificeras av den Contributor som är tilldelad den uppgiften.
• Dokument som laddas upp direkt till förfrågan — inklusive dokument som bifogas en korrespondenspost eller en extern konsultation — klassificeras av Subject Access Officer eller en Administrator.

Detta återspeglar ägarskapet: den som samlade in dokumentet avgör om det är relevant.

Klassificera flera dokument samtidigt

För att klassificera flera dokument i ett steg använder du ikonen för flerval i kolumnrubriken Relevans. En meny låter dig tillämpa ett värde på antingen alla oklassificerade dokument med ett klick, eller på ett urval av rader (markera minst 2 kryssrutor först).

Tillämpa undantag

SAOs kan tillämpa undantagskoder på dokument eller delar av dokument. Undantagskoder hämtas från den konfigurerade listan som skapats av din administratör och motsvarar de specifika lagbestämmelser som motiverar att information undanhålls.

Svarspaket

SAOs hanterar vilka dokument som ingår i det slutliga svarspaketet. Från Dokumentfliken kan du:

• Växla enskilda dokument för inkludering eller exkludering från svaret.
• Ändra ordning på dokument för att styra sekvensen i svarspaketet.