Sökandekontakt

En kontakt är den återanvändbara posten för en person som lämnar in begäranden. Den innehåller personens identitet och språk, avgiftskategori och verifiering, gränser för aktiva begäranden samt eventuell bedömning om grundlös eller trakasserande beteende – allt detta följer personen genom varje begäran de lämnar in. Öppna en kontakt från fliken Sökande i kontaktarbetsytan, eller från en direktlänk i en rapport; detaljpanelen är en läsorienterad fördjupning som läggs ovanpå det du höll på med.

Lägga till eller redigera en kontakt

1. På fliken Sökande klickar du på Lägg till sökande (eller pennikonen på en rad för att redigera).
2. Fyll i avsnittet Identitet: visningsnamn (obligatoriskt), förnamn och efternamn, hälsningsfras, kontaktkategori, primär e-postadress, alternativa e-postadresser (en per rad), telefon, postadress och önskat språk.
3. Under Sökandekategori anger du avgifts-/verifieringskategorin. Om du har bekräftat den slår du på Kategori verifierad och antecknar verifieringsanteckningar.
4. Under Anknytning väljer du den institution som personen tillhör och personens roll där, samt eventuella anteckningar.
5. Konfigurera Flödeskontroll och Grundlös eller trakasserande enligt beskrivningen nedan.
6. Klicka på Spara.

Avgiftskategori och verifiering

Sökandekategori anger den avgifts-/verifieringskategori som används i volymrapportering. Slå bara på Kategori verifierad när du har bekräftat sökandens kategori, och ange varför i verifieringsanteckningarna.

Gränser för aktiva begäranden (flödeskontroll)

Avsnittet Flödeskontroll begränsar hur många begäranden den här kontakten kan ha aktiva samtidigt:

• Gränsläge har tre lägen: Ärv (använd standardvärdet för klientorganisationen från Inställningar), Anpassad (ange ett eget antal) eller Ingen (ingen gräns).
• När du väljer Anpassad anger du gränsvärdet och ett skäl för paus – den förlängningsgrund som pausar tidsfristen och utgör den rättsliga grunden för att pausa begäranden som överskrider gränsen.
• Välj en aktiveringspolicy: Omedelbar (systemet aktiverar automatiskt nästa väntande begäran när en plats blir ledig) eller Manuell (en samordnare släpper dem från intagskön).

En begäran måste också klara institutionens gräns innan den aktiveras. När du höjer en gräns vid sparande frisläpps automatiskt alla väntande begäranden som nu ryms, och en bekräftelse anger hur många.

Grundlös eller trakasserande

I avsnittet Grundlös eller trakasserande aktiverar du flaggan och anger rättslig grund (ett val från listan Rättslig grund), en eller flera konfigurerbara grunder samt anteckningar. Bedömningen gäller sökanden och visas därför på kontaktkortet samt kan filtreras i listan; den blockerar inte i sig själv begäranden. När en kontakt är flaggad visar detaljpanelen en allvarlig varningsbanner med rättslig grund, bedömningsdatum och anteckningar.

Institution och historik

Avsnittet Institution och historik i detaljpanelen visar den aktuella institutionen (med knappen Öppna institution) samt en tidslinje över tidigare anknytningar. Chefer får kontrollen Byt institution, som avslutar den föregående perioden och öppnar en ny. Avsnittet Aktivitet sammanställer totalt antal, aktiva, väntande och avslutade begäranden samt den gällande gränsen för aktiva begäranden (med angivande av när den kommer från klientorganisationens standardvärde), och listan Begäranden bläddrar igenom kontaktens begäranden – klicka på en för att öppna den.

Slå samman en duplicerad kontakt

När du öppnar en kontakt vars e-postadress eller namn matchar en annan visas en banner för möjlig dubblett högst upp på kortet som en genväg till sammanslagning. Sammanslagning flyttar alla begäranden och all historik till den kvarvarande posten och lämnar kvar en gravstenspost så att gamla länkar fortfarande fungerar. Du kan även söka efter dubbletter i bulk från kontaktarbetsytan.