Sökandekontakt

En kontakt är den återanvändbara posten för en person som lämnar in begäranden. Den innehåller personens identitet och språk, avgiftskategori och verifiering, gränser för aktiva begäranden samt eventuell bedömning om grundlöst eller trakasserande beteende – allt detta följer personen genom varje begäran de lämnar in. Öppna en kontakt från fliken Sökande i kontaktarbetsytan, eller från en direktlänk i en rapport; panelen Sökandedetaljer läggs ovanpå det du höll på med och är indelad i tre flikar: Detaljer (identitet, institution och historik, aktivitetsantal), Uppförande (F&V) (arbetsytan för uppförandehantering som beskrivs nedan) och Begäranden (den sidnumrerade listan över kontaktens begäranden).

Lägga till eller redigera en kontakt

1. På fliken Sökande klickar du på Lägg till sökande (eller pennikonen på en rad för att redigera).
2. Fyll i avsnittet Identitet: visningsnamn (obligatoriskt), förnamn och efternamn, hälsningsfras, kontaktkategori, primär e-postadress, alternativa e-postadresser (en per rad), telefon, postadress och önskat språk.
3. Under Sökandekategori anger du avgifts-/verifieringskategorin. Om du har bekräftat den slår du på Kategori verifierad och antecknar verifieringsanteckningar.
4. Under Anknytning väljer du den institution som personen tillhör och personens roll där, samt eventuella anteckningar.
5. Konfigurera Flödeskontroll och arbetsytan Uppförande (F&V) enligt beskrivningen nedan.
6. Klicka på Spara.

Avgiftskategori och verifiering

Sökandekategori anger den avgifts-/verifieringskategori som används i volymrapportering. Slå bara på Kategori verifierad när du har bekräftat sökandens kategori, och ange varför i verifieringsanteckningarna.

Gränser för aktiva begäranden (flödeskontroll)

Avsnittet Flödeskontroll begränsar hur många begäranden den här kontakten kan ha aktiva samtidigt:

• Gränsläge har tre lägen: Ärv (använd standardvärdet för klientorganisationen från Inställningar), Anpassad (ange ett eget antal) eller Ingen (ingen gräns).
• När du väljer Anpassad anger du gränsvärdet och ett skäl för paus – den förlängningsgrund som pausar tidsfristen och utgör den rättsliga grunden för att pausa begäranden som överskrider gränsen.
• Välj en aktiveringspolicy: Omedelbar (systemet aktiverar automatiskt nästa väntande begäran när en plats blir ledig) eller Manuell (en samordnare släpper dem från intagskön).

En begäran måste också klara institutionens gräns innan den aktiveras. När du höjer en gräns vid sparande frisläpps automatiskt alla väntande begäranden som nu ryms, och en bekräftelse anger hur många.

Uppförandehantering och grundlöst eller trakasserande beteende

Fliken Uppförande (F&V) bygger upp den försvarbara, samtida dokumentationen bakom en bedömning om grundlöst eller trakasserande beteende – just det beslut som är mest sannolikt att ifrågasättas inför en tillsynsmyndighet. Den är upplagd uppifrån och ned i den ordning du faktiskt skulle arbeta:

1. Uppförandesignaler – beräknade utifrån sökandens egen begärandehistorik, var och en visad mot sitt tröskelvärde: begäranden mottagna under de senaste 12 månaderna, aktiva eller pausade, övergivna av sökanden, tillämpade intagspauser, samt kraftigt överlappande begärandepar. Signaler föreslår en granskning – de utgör aldrig en bedömning. Snabbåtgärden Registrera granskningsutfall dokumenterar att du har tittat på det och beslutat att ingen åtgärd var motiverad; att göra detta pausar även påminnelsen om F&V-granskning i Min dag för denna sökande under en konfigurerbar avkylningsperiod (180 dagar som standard).
2. Uppförandebedömning – det skriftliga analysmemot. Skriv utkastet själv, eller använd AI-utkastet som beskrivs nedan. Generera dokument renderar memot som en formell PDF-post arkiverad på kontakten (och, där det är förankrat, på begäran). Allt detta fungerar innan någon bedömning fattas.
3. Uppförandelogg – en tillägg-endast-logg med daterade, attribuerade poster: manuella observationer och granskningsutfall, samt systemgenererade poster för bedömning och upphävande när flaggan sätts eller tas bort – så loggen fungerar även som F&V-historikens tidslinje. Poster redigeras aldrig; borttagning är endast tillgängligt för Administrator och granskningsloggas (felkorrigering).
4. F&V-bedömning – själva flaggan: slå på den och ange rättslig grund (ett val från Rättslig grund), en eller flera konfigurerbara grunder, bedömningsdatum och vem som gjorde bedömningen.

Flaggan är en bedömning av sökanden, och visas därför på kontaktkortet samt kan filtreras i listan; den blockerar inte i sig själv begäranden. När en kontakt är flaggad visar detaljpanelen en allvarlig varningsbanner med rättslig grund, bedömningsdatum och anteckningar.

AI-utkast till uppförandeanalys

När AI Assist är aktiverat erbjuder uppförandebedömningen ett AI-utkast. Det sammanställer den faktiska dokumentationen för denna sökande — antal begäranden, inlämningstakt, övergivna begäranden och överlappande förfrågningar — i memoredigeraren som ett medvetet balanserat memo: faktorer som talar för en bedömning ställda vid sidan av faktorer som talar emot, med den relevanta rättsliga tröskeln återgiven och ingen rekommendation. Det frågar "Ersätt aktuellt utkast?" innan något skrivs över, och själva bedömningen förblir alltid handläggarens; utkastet är en strukturerad utgångspunkt för ditt resonemang, inte en dom.

Memot är ett redigerbart utkast grundat på kontaktens egen post – en människa granskar, redigerar och beslutar. AI Assist körs på en Azure OpenAI-resurs i din organisations egen Azure-prenumeration och region: kontakt- och begärandedata lämnar aldrig din klientorganisation, Microsoft tränar inte sina modeller på det, och prompter och svar lagras inte (endast användningsmetadata sparas). AI-utkastet visas endast när din administratör har driftsatt AI Assist och aktiverat det under Inställningar → Funktioner.

Institution och historik

Fliken Detaljers avsnitt Institution och historik visar den aktuella institutionen (med knappen Öppna institution) samt en tidslinje över tidigare anknytningar. Chefer får kontrollen Byt institution, som avslutar den föregående perioden och öppnar en ny. Avsnittet Aktivitet sammanställer totalt antal, aktiva, väntande och avslutade begäranden samt den gällande gränsen för aktiva begäranden (med angivande av när den kommer från klientorganisationens standardvärde), och fliken Begäranden bläddrar igenom kontaktens begäranden – klicka på en för att öppna den.

Slå samman en duplicerad kontakt

När du öppnar en kontakt vars e-postadress eller namn matchar en annan visas en banner för möjlig dubblett högst upp på kortet som en genväg till sammanslagning. Sammanslagning flyttar alla begäranden och all historik till den kvarvarande posten och lämnar kvar en gravstenspost så att gamla länkar fortfarande fungerar. Du kan även söka efter dubbletter i bulk från kontaktarbetsytan.