Dokumenter

Dokumenter-fanen er, hvor alle dokumenter relateret til en anmodning indsamles, gennemgås og forberedes til svar.

Upload af dokumenter

Klik på Gennemse eller træk og slip filer direkte i slipzonen på Dokumenter-fanen. Du kan vælge eller slippe flere filer på én gang — de uploades sekventielt med en kombineret statusindikator. Individuelle filer kan være op til 100 MB hver.

Tilføjelse fra Microsoft 365

Klik på Tilføj fra Microsoft 365 for at søge eller gennemse dokumenter på tværs af din organisations Microsoft 365-miljø, inklusive SharePoint, OneDrive og Outlook-postkasser.

Søgning

Skriv et nøgleord for at søge på tværs af alle tilsluttede Microsoft 365-kilder. Resultater grupperes i to sektioner:

• Filer — Dokumenter fra SharePoint-sites og OneDrive.
• E-mails — E-mailbeskeder fra Outlook-postkasser.

Vælg de elementer, du vil tilføje til anmodningen.

Gennemse

Du kan også gennemse Microsoft 365-kilder direkte:

• Min e-mail — Gennemse Outlook-mapper og vælg individuelle e-mails (gemt som .eml-filer).
• Min OneDrive — Gennemse dine personlige OneDrive-filer og -mapper.
• Fulgte sites — Gennemse SharePoint-sites, du følger, og naviger gennem dokumentbiblioteker og mapper.
• Søg efter en site — Find en specifik SharePoint-site efter navn.

Filer kopieres til anmodningens dokumentlager. E-mails gemmes som .eml-filer, der bevarer headers, brødtekst og indlejret indhold. Når en e-mail har vedhæftede filer, ekstraheres hver vedhæftning også og tilføjes som et separat dokument sammen med .eml-filen — så du kan gennemgå, klassificere og inkludere vedhæftninger uafhængigt. De originale filer og e-mails i Microsoft 365 ændres ikke.

Forhåndsvisning af dokumenter

Klik på et dokumentnavn for at åbne forhåndsvisningen. AccessPoint understøtter forhåndsvisning af:

• PDF-filer
• Microsoft Office-dokumenter (Word, Excel, PowerPoint)
• Billeder
• Tekstfiler
• E-mailbeskeder (.eml- og .msg-filer, gengivet som formaterede PDF'er)

Klassificering af dokumenter

Hvert dokument kan klassificeres som:

• Responsivt — Dokumentet er relevant for anmodningen og bør overvejes til svaret.
• Ikke responsivt — Dokumentet er ikke relevant for anmodningen.
• Duplikat — Dokumentet er en kopi af et andet dokument, der allerede findes i anmodningen.

Hvem der kan klassificere et givet dokument, afhænger af, hvor det kommer fra:

• Dokumenter indsamlet via en tildeling klassificeres af den Custodian, der er tildelt den pågældende tildeling.
• Dokumenter indsamlet via en opgave klassificeres af den Contributor, der er tildelt den pågældende opgave.
• Dokumenter uploadet direkte til anmodningen — herunder dokumenter vedhæftet en korrespondancepost eller en ekstern konsultation — klassificeres af en Subject Access Officer eller en Administrator.

Dette afspejler ejerskab: den, der indsamlede dokumentet, afgør, om det er responsivt.

Klassificering af flere dokumenter på én gang

For at klassificere flere dokumenter i ét trin skal du bruge multivalg-ikonet i kolonneoverskriften Relevans. En menu lader dig anvende en værdi på alle uklassificerede dokumenter med ét klik eller på et udvalg af rækker (marker 2 eller flere afkrydsningsfelter først).

Anvendelse af fritagelser

SAO'er kan anvende fritagelseskoder på dokumenter eller dele af dokumenter. Fritagelseskoder hentes fra den konfigurerede liste opsat af din administrator og svarer til de specifikke lovbestemmelser, der retfærdiggør tilbageholdelse af information.

Svarpakke

SAO'er administrerer hvilke dokumenter der inkluderes i den endelige svarpakke. Fra Dokumenter-fanen kan du:

• Skifte individuelle dokumenter til inklusion eller eksklusion fra svaret.
• Omarrangere dokumenter for at kontrollere rækkefølgen i svarpakken.