Anmoderkontakt

En kontakt er den genanvendelige post for én person, der indgiver anmodninger. Den indeholder personens identitet og sprog, vedkommendes gebyrkategori og verifikation, grænserne for aktive anmodninger og enhver useriøs-eller-chikanøs-afgørelse — alt sammen noget, der følger personen på tværs af hver eneste anmodning, som vedkommende indgiver. Åbn en kontakt fra fanen Anmodere i Kontakter-arbejdsområdet eller fra et dybt link i en rapport; panelet Anmoderdetaljer lægger sig oven på det, du var i gang med, og er opdelt i tre faner: Detaljer (identitet, institution og historik, aktivitetstal), Adfærd (F&V) (adfærdsstyrings-arbejdsområdet beskrevet nedenfor) og Anmodninger (den paginerede liste over kontaktens anmodninger).

Tilføjelse eller redigering af en kontakt

1. På fanen Anmodere skal du klikke på Tilføj anmoder (eller på blyantsikonet i en række for at redigere).
2. Udfyld afsnittet Identitet: visningsnavn (påkrævet), fornavn og efternavn, tiltale, kontaktkategori, primær e-mail, alternative e-mails (én pr. linje), telefon, postadresse og foretrukket sprog.
3. Under Anmoderkategori angiver du gebyr-/verifikationskategorien; hvis du har bekræftet den, slår du Kategori verificeret til og registrerer verifikationsnoter.
4. Under Tilknytning vælger du den institution, personen tilhører, og vedkommendes rolle der, samt eventuelle noter.
5. Konfigurér Flowstyring og arbejdsområdet Adfærd (F&V) som beskrevet nedenfor.
6. Klik på Gem.

Gebyrkategori og verifikation

Anmoderkategori angiver den gebyr-/verifikationskategori, der bruges i volumenrapportering. Slå kun Kategori verificeret til, når du har bekræftet anmoderens kategori, og notér årsagen i verifikationsnoterne.

Grænser for aktive anmodninger (Flowstyring)

Afsnittet Flowstyring begrænser, hvor mange anmodninger denne kontakt må have aktive på én gang:

• Grænsetilstand er en tredelt tilstand: Nedarv (brug tenant-standarden fra Indstillinger), Tilpasset (angiv dit eget tal) eller Ingen (ingen grænse).
• Når du vælger Tilpasset, angiver du grænseværdien og en tilbageholdelsesårsag — den forlængelsesårsag med urpause, der udgør det retlige grundlag for at sætte anmodninger over grænsen på pause.
• Vælg en aktiveringspolitik: Straks (systemet aktiverer automatisk den næste tilbageholdte anmodning, når en plads bliver ledig) eller Manuel (en koordinator frigiver dem fra Modtagelseskøen).

En anmodning skal også ligge inden for institutionens grænse, før den aktiveres. Når du hæver en grænse og gemmer, frigives automatisk de tilbageholdte anmodninger, der nu er plads til, og en bekræftelsesmeddelelse angiver, hvor mange.

Adfærdsstyring og useriøs eller chikanøs adfærd (F&V)

Fanen Adfærd (F&V) opbygger den forsvarlige, samtidige dokumentation bag en afgørelse om useriøs eller chikanøs adfærd — netop den beslutning, der er mest tilbøjelig til at blive anfægtet over for en tilsynsmyndighed. Den er opbygget oppefra og ned i den rækkefølge, du reelt ville arbejde i:

1. Adfærdssignaler — beregnet ud fra anmoderens egen anmodningshistorik, hver vist op mod sin tærskel: anmodninger modtaget inden for de seneste 12 måneder, aktive eller i bero, opgivet af anmoderen, modtagelsestilbageholdelser anvendt, og par af stærkt overlappende anmodninger. Signaler foreslår en gennemgang — de er aldrig en afgørelse. Lynhandlingen Log gennemgangsresultat registrerer, at du har kigget på det og besluttet, at ingen handling var berettiget; det sætter samtidig Min dag-påmindelsen om F&V-gennemgang for denne anmoder på pause i en konfigurerbar afkølingsperiode (som standard 180 dage).
2. Adfærdsvurdering — det skriftlige analysenotat. Udarbejd det selv, eller brug AI-udkastet beskrevet nedenfor. Generér dokument gengiver notatet som en formel PDF-post arkiveret på kontakten (og, hvor det er forankret, på anmodningen). Alt dette fungerer før der træffes nogen afgørelse.
3. Adfærdslog — en append-only-log med daterede, attribuerede poster: manuelle observationer og gennemgangsresultater, samt systemgenererede afgørelses- og ophævelses-poster, når markeringen sættes eller fjernes — så loggen samtidig fungerer som F&V-historikkens tidslinje. Poster redigeres aldrig; sletning er forbeholdt administratorer og revideres (fejlrettelse).
4. F&V-afgørelse — selve markeringen: slå den til, og registrér det retlige grundlag (et valg af retlig hjemmel), en eller flere konfigurerbare grunde, afgørelsesdatoen og hvem der traf afgørelsen.

Markeringen er en afgørelse om anmoderen, så den vises på kontaktkortet og kan filtreres i listen; den blokerer ikke i sig selv anmodninger. Når en kontakt er markeret, viser detaljepanelet et alvorligt advarselsbanner med det retlige grundlag, afgørelsesdatoen og noterne.

AI-udkast til adfærdsanalyse

Når AI Assist er aktiveret, tilbyder adfærdsvurderingen et AI-udkast. Det samler faktagrundlaget for denne anmoder — antal anmodninger, indgivelseskadence, opgivne anmodninger og overlappende forespørgsler — ind i notateditoren som et bevidst afbalanceret notat: faktorer, der taler for en afgørelse, sat op mod faktorer, der taler imod, med den relevante retlige tærskel gengivet og ingen anbefaling. Det spørger "Erstat nuværende udkast?", før noget overskrives, og selve afgørelsen forbliver altid embedsmandens; udkastet er et struktureret udgangspunkt for din argumentation, ikke en dom.

Notatet er et redigerbart udkast, der er forankret i kontaktens egen post — en person gennemgår, redigerer og beslutter. AI Assist kører på en Azure OpenAI-ressource i din organisations eget Azure-abonnement og region: kontakt- og anmodningsdata forlader aldrig din lejer, Microsoft træner ikke sine modeller på dem, og prompts og svar gemmes ikke (kun brugsmetadata bevares). AI-udkastet vises kun, når din administrator har udrullet AI Assist og aktiveret den under Indstillinger → Funktioner.

Institution og historik

Fanen Detaljers afsnit Institution & historik viser den nuværende institution (med en Åbn institution-knap) samt en tidslinje over tidligere tilknytninger. Administratorer får en Skift institution-kontrol, der afslutter den tidligere periode og åbner en ny. Afsnittet Aktivitet opsummerer det samlede antal anmodninger samt antallet af aktive, tilbageholdte og lukkede og den effektive grænse for aktive anmodninger (med angivelse af, hvornår den stammer fra tenant-standarden), og fanen Anmodninger bladrer gennem kontaktens anmodninger — klik på en for at åbne den.

Fletning af en dubletkontakt

Når du åbner en kontakt, hvis e-mail eller navn matcher en anden, vises et banner om mulig dublet øverst på kortet som en genvej til fletning. Fletning flytter alle anmodninger og al historik over på den bevarede post og efterlader en tombstone, så gamle links stadig fungerer. Du kan også søge efter dubletter samlet fra Kontakter-arbejdsområdet.