Afsendelse af korrespondance

Editoren fletter en skabelon, lader dig redigere den og sender e-mailen via Microsoft 365 — og registrerer automatisk både den sendte besked og en gengivet kopi i anmodningens korrespondancelog. Du åbner den fra en anmodnings Ansøger-fane (Send korrespondance, adresseret til ansøgeren) eller fra underfanen Korrespondance på en konsultation (Send underretning…, adresseret til en tredjepart). Modtagerbanen er fastlagt ud fra, hvor du startede fra — der er ingen banevælger.

Afsendelse af en besked

1. Bekræft modtageren. På ansøgerbanen vises navn og e-mail øverst (der vises en advarsel, hvis der ikke er registreret nogen e-mail). På tredjepartsbanen skal du vælge den konsulterede part fra rullelisten — parter uden en e-mail er deaktiveret som modtagere.
2. Vælg Send fra — din egen postkasse (standardvalget) eller lejerens delte postkasse. Dette valg vises kun, når en delt afsender er konfigureret; ellers bekræfter en linje, at beskeden sendes fra din postkasse.
3. Vælg en skabelon (eller start med en tom). Når du vælger en, flettes den, og emnet og brødteksten udfyldes med anmodningens tokens indsat. Når du vælger en part, genflettes teksten, så part-tokens afspejler den pågældende modtager.
4. Vælg eventuelt et brevhoved eller en fletteskabelon til den gengivne PDF-kopi.
5. Rediger emnet og beskeden. Skabeloner med rig formatering viser deres HTML-kilde til redigering.
6. Tilføj vedhæftede filer. Som standard vises kun indsendte dokumenter og arbejdsfiler; brug søgefeltet, typefilteret eller Vis alle dokumenttyper for at udvide udvalget. En størrelsesmåler advarer, når udvalget overskrider afsendelsesgrænsen (ca. 3,5 MB) — del i stedet store pakker via link. Korrespondance genereret af editoren kan aldrig vedhæftes igen.
7. Vælg Send.

PII-firewallen

Editoren kører en PII-firewall ved token-erstatning, så en tredjepartsunderretning aldrig lækker ansøgerens identitet ind i et brev, der sendes til en anden. En manglende modtager-e-mail er en valideringsfejl, og der sendes intet. Hvis Microsoft 365 selv fejler ved afsendelsen, registreres intet, og fejlen vises ordret.

Logning af korrespondance uden afsendelse

Panelet Log korrespondance registrerer kommunikation, der er foregået uden for editoren. Angiv retning, kanal og dato, og vælg derefter en registreringsmetode:

• Vedhæft fra min postkasse — gennemse Outlook og registrer beskeden som en gengivet .eml plus dens vedhæftede filer.
• Vedhæft en fil — upload et dokument, du allerede har.
• Generer brev — gengiv et PDF-brev og vedhæft det til anmodningen (ingen afsendelse; download det fra succes-linket i panelet).
• Kun noter — registrer, at kommunikationen har fundet sted, uden nogen fil.

På tredjepartsbanen vises en Formål-vælger: vælger du Tredjepartsunderretning, registreres posten som den lovpligtige underretning, og det driver konsultationens ur, så logning af underretningen her starter fristerne, ligesom afsendelse ville gøre. Hvert logget element åbnes som en korrespondancepost.