Kontakt wnioskodawcy

Kontakt to wielokrotnie wykorzystywany rekord dla jednej osoby składającej wnioski. Zawiera jej tożsamość i język, kategorię i weryfikację opłat, limity aktywnych wniosków oraz ewentualne ustalenie dotyczące bezzasadności lub uciążliwości — wszystko to towarzyszy danej osobie przy każdym składanym przez nią wniosku. Otwórz kontakt z karty Wnioskodawcy w przestrzeni roboczej Kontakty lub z bezpośredniego linku w raporcie; panel szczegółów to zorientowany na odczyt widok szczegółowy, wyświetlany jako nakładka niezależnie od tego, co akurat robiłeś.

Dodawanie lub edytowanie kontaktu

1. Na karcie Wnioskodawcy kliknij Dodaj wnioskodawcę (lub ikonę ołówka przy wierszu, aby edytować).
2. Wypełnij sekcję Tożsamość: nazwa wyświetlana (wymagana), imię i nazwisko, forma grzecznościowa, kategoria kontaktu, główny adres e-mail, alternatywne adresy e-mail (po jednym w wierszu), telefon, adres korespondencyjny oraz preferowany język.
3. W sekcji Kategoria wnioskodawcy ustaw kategorię opłat/weryfikacji; jeśli została ona potwierdzona, włącz opcję Kategoria zweryfikowana i zapisz notatki weryfikacyjne.
4. W sekcji Przynależność wybierz instytucję, do której należy dana osoba, oraz jej rolę w tej instytucji, a także ewentualne uwagi.
5. Skonfiguruj sekcje Kontrola przepływu oraz Bezzasadność i uciążliwość zgodnie z poniższym opisem.
6. Kliknij Zapisz.

Kategoria opłat i weryfikacja

Pole Kategoria wnioskodawcy określa kategorię opłat/weryfikacji używaną w raportowaniu wolumenowym. Włącz opcję Kategoria zweryfikowana dopiero po potwierdzeniu kategorii wnioskodawcy i zapisz uzasadnienie w notatkach weryfikacyjnych.

Limity aktywnych wniosków (kontrola przepływu)

Sekcja Kontrola przepływu ogranicza liczbę wniosków, które ten kontakt może mieć jednocześnie aktywnych:

• Tryb limitu ma trzy stany: Dziedzicz (skorzystaj z domyślnej wartości dzierżawy z Ustawień), Niestandardowy (ustaw własną liczbę) lub Brak (bez limitu).
• Po wybraniu opcji Niestandardowy podaj wartość limitu oraz powód wstrzymania — powód przedłużenia wstrzymujący bieg zegara wniosku, stosowany do wniosków wstrzymanych z powodu przekroczenia limitu i stanowiący podstawę prawną takiego wstrzymania.
• Wybierz politykę aktywacji: Natychmiastowa (system automatycznie aktywuje kolejny wstrzymany wniosek, gdy zwolni się miejsce) lub Ręczna (koordynator zwalnia je z kolejki przyjęć).

Aby wniosek mógł zostać aktywowany, musi również mieścić się w limicie instytucji. Jeśli przy zapisie zwiększysz limit, wszystkie wstrzymane wnioski, które teraz się w nim mieszczą, zostają automatycznie zwolnione, a potwierdzenie informuje, ile ich było.

Bezzasadność i uciążliwość

W sekcji Bezzasadność i uciążliwość włącz flagę i zapisz podstawę prawną (wybór z listy Podstawy prawne), co najmniej jedną konfigurowalną przesłankę oraz uwagi. Ustalenie to dotyczy wnioskodawcy, więc jest widoczne na karcie kontaktu i można je filtrować na liście; samo w sobie nie blokuje wniosków. Gdy kontakt jest oflagowany, panel szczegółów wyświetla baner poważnego ostrzeżenia z podstawą prawną, datą ustalenia i uwagami.

Instytucja i historia

Sekcja Instytucja i historia w panelu szczegółów pokazuje bieżącą instytucję (z przyciskiem Otwórz instytucję) oraz oś czasu wcześniejszych przynależności. Menedżerowie mają dostęp do funkcji Zmień instytucję, która zamyka poprzedni okres i otwiera nowy. Sekcja Aktywność zbiorczo prezentuje liczbę wniosków ogółem, aktywnych, wstrzymanych i zamkniętych oraz obowiązujący limit aktywnych wniosków (zaznaczając, kiedy pochodzi on z wartości domyślnej dzierżawy), a lista Wnioski umożliwia stronicowane przeglądanie wniosków kontaktu — kliknij dowolny z nich, aby go otworzyć.

Scalanie zduplikowanego kontaktu

Gdy otworzysz kontakt, którego adres e-mail lub nazwa pokrywa się z innym kontaktem, u góry karty pojawia się baner możliwy duplikat, stanowiący skrót do scalania. Scalanie przenosi wszystkie wnioski i historię na rekord docelowy oraz pozostawia rekord zastępczy (tombstone), dzięki czemu stare linki nadal prowadzą do właściwego miejsca. Duplikaty możesz też wyszukiwać zbiorczo w przestrzeni roboczej Kontakty.