Dokumenty

Karta Dokumenty to miejsce, gdzie wszystkie dokumenty związane z wnioskiem są gromadzone, przeglądane i przygotowywane do odpowiedzi.

Przesyłanie dokumentów

Kliknij Przeglądaj lub przeciągnij i upuść pliki bezpośrednio do strefy upuszczania na karcie Dokumenty. Możesz wybrać lub upuścić wiele plików naraz — są przesyłane sekwencyjnie ze wspólnym wskaźnikiem postępu. Pojedyncze pliki mogą mieć rozmiar do 100 MB każdy.

Dodawanie z Microsoft 365

Kliknij Dodaj z Microsoft 365, aby wyszukać lub przeglądać dokumenty w środowisku Microsoft 365 Twojej organizacji, w tym SharePoint, OneDrive i skrzynki pocztowe Outlook.

Wyszukiwanie

Wpisz słowo kluczowe, aby przeszukać wszystkie połączone źródła Microsoft 365. Wyniki są pogrupowane w dwie sekcje:

• Pliki — Dokumenty z witryn SharePoint i OneDrive.
• E-maile — Wiadomości e-mail ze skrzynek pocztowych Outlook.

Wybierz elementy, które chcesz dodać do wniosku.

Przeglądanie

Możesz również przeglądać źródła Microsoft 365 bezpośrednio:

• Moja poczta — Przeglądaj foldery Outlook i wybieraj poszczególne wiadomości e-mail (zapisywane jako pliki .eml).
• Mój OneDrive — Przeglądaj swoje osobiste pliki i foldery OneDrive.
• Obserwowane witryny — Przeglądaj witryny SharePoint, które obserwujesz, nawigując po bibliotekach dokumentów i folderach.
• Wyszukaj witrynę — Znajdź konkretną witrynę SharePoint po nazwie.

Pliki są kopiowane do magazynu dokumentów wniosku. Wiadomości e-mail są zapisywane jako pliki .eml z zachowaniem nagłówków, treści i osadzonej zawartości. Gdy wiadomość e-mail ma załączone pliki, każdy załącznik jest również wyodrębniany i dodawany jako osobny dokument obok pliku .eml — dzięki czemu możesz przeglądać, klasyfikować i dołączać załączniki niezależnie. Oryginalne pliki i wiadomości e-mail w Microsoft 365 nie są modyfikowane.

Podgląd dokumentów

Kliknij nazwę dokumentu, aby otworzyć przeglądarkę podglądu. AccessPoint obsługuje podgląd:

• Plików PDF
• Dokumentów Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Obrazów
• Plików tekstowych
• Wiadomości e-mail (pliki .eml i .msg, renderowane jako sformatowane pliki PDF)

Klasyfikowanie dokumentów

Każdy dokument może być sklasyfikowany jako:

• Istotny — Dokument jest istotny dla wniosku i powinien być uwzględniony w odpowiedzi.
• Nieistotny — Dokument nie jest istotny dla wniosku.
• Duplikat — Dokument jest duplikatem innego dokumentu już znajdującego się we wniosku.

Kto może klasyfikować dany dokument, zależy od tego, skąd pochodzi:

• Dokumenty zebrane w ramach zlecenia są klasyfikowane przez Custodian przypisanego do tego zlecenia.
• Dokumenty zebrane w ramach zadania są klasyfikowane przez Contributor przypisanego do tego zadania.
• Dokumenty przesłane bezpośrednio do wniosku — w tym dokumenty załączone do wpisu korespondencji lub konsultacji zewnętrznej — są klasyfikowane przez Subject Access Officer lub Administrator.

To odzwierciedla zasadę własności: to osoba, która zebrała dokument, decyduje, czy jest on istotny.

Klasyfikowanie wielu dokumentów jednocześnie

Aby sklasyfikować kilka dokumentów w jednym kroku, użyj ikony wielokrotnego wyboru w nagłówku kolumny Istotność. Menu pozwala zastosować wartość do wszystkich niesklasyfikowanych dokumentów jednym kliknięciem albo do zaznaczonych wierszy (najpierw zaznacz co najmniej 2 pola wyboru).

Stosowanie wyłączeń

SAOs mogą stosować kody wyłączeń do dokumentów lub ich fragmentów. Kody wyłączeń są pobierane ze skonfigurowanej listy utworzonej przez administratora i odpowiadają konkretnym przepisom ustawowym uzasadniającym wstrzymanie informacji.

Pakowanie odpowiedzi

SAOs zarządzają tym, które dokumenty są uwzględnione w finalnym pakiecie odpowiedzi. Z karty Dokumenty możesz:

• Przełączać poszczególne dokumenty między włączeniem a wyłączeniem z odpowiedzi.
• Zmieniać kolejność dokumentów, aby kontrolować sekwencję w pakiecie odpowiedzi.