Szczegóły zlecenia

Gdy otwierasz zlecenie jako Custodian, widzisz interfejs z kartami, który porządkuje wszystko, czego potrzebujesz do ukończenia pracy nad gromadzeniem dokumentów.

Karta Szczegóły zlecenia

Pierwsza karta pokazuje instrukcje przekazane przez SAO:

• Czego szukać — słowa kluczowe, tematyka lub konkretne dokumenty
• Zakres dat — okres, jaki powinno obejmować Twoje wyszukiwanie
• Repozytoria — które źródła danych musisz przeszukać
• Termin — kiedy zlecenie musi zostać ukończone

Przeczytaj uważnie te instrukcje przed rozpoczęciem wyszukiwania.

Karta Repozytoria

Ta karta zawiera listę źródeł danych, które musisz przeszukać. Dla każdego repozytorium zobaczysz:

• Nazwa — identyfikator repozytorium
• Lokalizacja — gdzie repozytorium jest przechowywane lub skąd jest dostępne
• Opis — dodatkowy kontekst dotyczący zawartości repozytorium

Z tej karty możesz dodawać zadania dla poszczególnych wyszukiwań w ramach każdego repozytorium oraz śledzić liczbę dokumentów w miarę gromadzenia rekordów.

Karta Zadania

Jeśli zlecenie jest podzielone na poszczególne zadania, ta karta pozwala nimi zarządzać. Dla każdego zadania możesz:

• Wyświetlić opis zadania i termin
• Zaktualizować status: Nierozpoczęte, W trakcie lub Zakończone
• Przesłać dokumenty związane z tym zadaniem

Możesz również tworzyć nowe zadania i przydzielać je Contributors, którzy wykonają pracę wyszukiwania w Twoim imieniu.

Karta Dokumenty

Przesyłaj tutaj zebrane pliki, korzystając z jednej z dwóch metod:

• Przeciągnij i upuść jeden lub więcej plików bezpośrednio do strefy upuszczania — wiele plików jest przesyłanych sekwencyjnie ze wspólnym wskaźnikiem postępu (do 100 MB na plik)
• Kliknij Dodaj z Microsoft 365, aby przeglądać i przeszukiwać SharePoint, OneDrive i Outlook w poszukiwaniu odpowiednich dokumentów. Gdy dodajesz wiadomości e-mail z załącznikami, każdy załącznik jest automatycznie wyodrębniany i dodawany jako osobny dokument obok pliku .eml.

Po przesłaniu sklasyfikuj każdy dokument jako:

• Istotny — odnoszący się do wniosku
• Nieistotny — przejrzany, ale nieodnoszący się do wniosku
• Duplikat — kopia innego dokumentu już zebranego

Karta Poświadczenie

Po zakończeniu gromadzenia dokumentów musisz złożyć formalne poświadczenie potwierdzające, że:

• Przeszukałeś wszystkie wskazane repozytoria
• Przesłałeś wszystkie znalezione istotne dokumenty
• Dokładnie zaraportowałeś wyniki wyszukiwania

Przeczytaj uważnie treść poświadczenia, podpisz je i prześlij. SAO przegląda Twoje poświadczenie w ramach procesu zatwierdzania.

Karta Historia

Karta Historia zawiera pełny dziennik wszystkich działań podjętych w ramach tego zlecenia, w tym zmian statusu, przesłanych dokumentów, aktualizacji zadań i złożonych poświadczeń.

Przesyłanie zlecenia

Gdy jesteś gotowy do przesłania:

1. Przejrzyj zebrane dokumenty, aby potwierdzić, że wszystko zostało uwzględnione
2. Przejdź do karty Poświadczenie
3. Przeczytaj treść poświadczenia
4. Podpisz i prześlij

Status Twojego zlecenia zmienia się na Przesłane. SAO następnie przejrzy Twoją pracę i albo ją zatwierdzi, albo zażąda zmian. Jeśli zmiany zostaną zażądane, otrzymasz notatki wyjaśniające, co należy poprawić.